Moderne Buchhaltung für den Tierarzt von heute

Mit vetpraxis.de macht sogar die Buchhaltung (fast) Spaß

vetpraxis.de tut alles dafür, um Ihnen lästige Aufgaben wie die Erfüllung buchhalterischer Pflichten so bequem und einfach wie möglich zu machen. Während einer Behandlung erfassen Sie mit jeweils einem Klick tierärztliche Leistungen aus dem GOT-Katalog sowie Medikamente aus der BARSOI-Liste. Unsere Software generiert daraus eine Rechnung für Ihren Kunden und übernimmt die Rechnung automatisch in die Offene-Posten-Liste Ihrer Buchhaltung.

Oftmals entstehen innerhalb eines Behandlungsintervalls mehrere abzurechnende Besuche eines Patienten, beispielsweise im Falle von postoperativer Nachsorge. Dank unserer Sammelrechnungsfunktion können Sie alle Posten über mehrere Besuche hinweg spielend einfach zu einer einzigen übersichtlichen Rechnung zusammenfassen. Für angefragte Behandlungen können Sie bei Bedarf mit wenigen Klicks einen Kostenvoranschlag erstellen. Mit der Rabatt- und Skontofunktion können Sie Kunden Rechnungsnachlässe in Form von Rabatten oder eines Skontos einräumen. Bei einer Rechnungsstellung an ausländische Firmenkunden kann das Reverse-Charge-Verfahren angewendet und eine Nettorechnung erstellt werden. Natürlich ist auch die Eingabe individueller Kommentare möglich, die auf die Kundenrechnung gedruckt werden, beispielsweise um dem Tierhalter Fütterungsempfehlungen oder Prophylaxetipps für seinen Liebling zu geben. Alle Rechnungen können auf Ihrem individuellen Briefformular ausgedruckt und per E-Mail versandt werden. Ist bei einer Rechnung mal etwas schiefgelaufen und muss diese storniert werden, können Sie dank eines besonders einfachen Workflows die bisher erfassten Rechnungsdaten inklusive sämtlicher Rechnungspositionen in einen neuen Rechnungsentwurf übernehmen, den Fehler korrigieren und sofort eine neue Rechnung ausstellen.

Integriertes Kassenbuch – und die Kasse stimmt

Alle Barzahlungen von Kundenrechnungen übernimmt vetpraxis.de automatisch in das Kassenbuch und Sie brauchen sich nicht mehr um gesonderte Aufzeichnungen zu kümmern. Unser Kassenbuch ist GoBD-konform und garantiert revisionssichere Buchungen, sodass Sie rechtlich immer auf der sicheren Seite sind. Weitere Bareinnahmen bzw. -ausgaben (etwa für Porto oder Tanken) sind selbstverständlich manuell erfassbar. Am Ende des Tages wird Kassensturz gemacht, wobei Sie unsere Software bei der Durchführung des Kassenabschlusses natürlich auch unterstützt. Mit unserem Kassenbuch haben Sie Ihren Kassenbestand und damit auch aktuelle Geschäftsvorfälle das ganze Jahr über immer im Blick.

EC- und Kreditkarten, SEPA-Lastschrift oder Abrechnung über eine Tierversicherung? Alles kein Problem!

Kartenzahlungen sind aus unserem Alltag längst nicht mehr wegzudenken. Damit Sie Ihren Kunden diesen Service problemlos anbieten können, lässt sich vetpraxis.de ganz unkompliziert an Ihr Kartenterminal anbinden. Wir unterstützen sowohl Terminals mit ZVT-Schnittstelle (etwa von Ingenico, Verifone, CCV, Clover oder REA Card) sowie Terminals von Stripe. Die Zahlungsdaten werden direkt aus unserer Software auf Ihr Kartenterminal übertragen. Dadurch sparen Sie wertvolle Zeit und die Abtipp-Fehlerquelle versiegt. Auch können Sie Ihren Kunden mit vetpraxis.de eine Bezahlung von Rechnungen per SEPA-Lastschrift anbieten. Dazu stellen wir eine Schnittstelle für Ihre Bank bereit, über die Sie besonders bequem Lastschriftzahlungen abwickeln können. Außerdem können Rechnungen mit nur einem Klick zur Abrechnung bei einer Tierversicherung eingereicht werden. Dazu haben wir bereits über 30 namhafte Tierversicherungen in unsere Software integriert. Weitere Versicherungen können bei Bedarf ganz einfach hinzugefügt werden.

Komfortables Forderungsmanagement erstellt Mahnungen auf Knopfdruck

Nicht jeder Ihrer Kunden ist gleichermaßen zahlungswillig. Manche Kunden sind sofort bereit, Ihre Rechnungen zu begleichen. Bei anderen geht das nicht so schnell und Sie müssen mit einer Zahlungserinnerung oder Mahnung nachhaken. Unsere Software hilft Ihnen, durch ein einfaches, systematisches Mahnverfahren viel Zeit zu sparen und schneller an Ihr wohlverdientes Geld zu kommen. In übersichtlichen Listen werden Ihre derzeitigen Außenstände auf einen Blick erkennbar dargestellt. Ein einziger Klick genügt und Sie erstellen mit unserem dreistufigen Mahnwesen eine Zahlungserinnerung oder Mahnung. Mahngebühren sowie die Intervalle zwischen den einzelnen Mahnstufen können natürlich frei definiert werden.

Kontenrahmen sorgen für fundierte Buchhaltung

Kontenrahmen sind ein systematisches Verzeichnis aller Konten der Buchführung, mit denen die Vielzahl der Konten übersichtlich sortiert wird. Dadurch können Sie jeden Geschäftsvorfall zügig erfassen und behalten den Überblick. vetpraxis.de verfügt über die gängigen Standardkontenrahmen 03 und 04, die Sie dabei unterstützen, sicher zu buchen und korrekt abzurechnen. Natürlich können Sie die Kontenrahmen beliebig an Ihre Bedürfnisse anpassen und Konten verändern oder auch eigene Konten definieren.

Individueller Auftritt mit unseren Dokumentenvorlagen

Das Layout von Kostenvoranschlägen, Rechnungen, Quittungen und Mahnungen können Sie ganz flexibel personalisieren. Unterstützen Sie Ihre Corporate Identity und laden Sie Ihr bereits existierendes Briefpapier hoch. Alternativ können Sie Ihrer Kreativität auch freien Lauf lassen und mit unserem Layout- und Vorlageneditor ein neues elegantes und schönes Design mit beliebig festlegbaren Texten, Schriftarten und -größen, Farben und Hintergründen erstellen. Und natürlich darf auf Ihren Rechnungen auch Ihr Praxislogo nicht fehlen!

Mit Verrechnungsstellen meistern Sie Ihr Tagesgeschäft noch effizienter

Ob Rechnungshandling, Überwachung offener Forderungen oder Mahnwesen: Tierärztliche Verrechnungsstellen entlasten Sie von Verwaltungsarbeit, erstellen und versenden Ihre Rechnungen, kontrollieren Zahlungseingänge und erledigen Mahnungen. vetpraxis.de arbeitet mit den Verrechnungsstellen ARC, BFS health finance, moveta, TV Heide sowie TVS Münster zusammen, die Sie bei Ihrem Abrechnungswesen tatkräftig unterstützen. Sprechen Sie uns bitte gerne an, falls Sie eine Zusammenarbeit mit anderen Verrechnungsstellen wünschen.

DATEV- / lexoffice-Schnittstelle – der kurze Weg zum Steuerberater

Übernimmt Ihr Steuerberater für Sie die Erstellung von Steuererklärungen oder des Jahresabschlusses, können Sie sämtliche Buchungsdaten in das DATEV-Format exportieren und diese an Ihren Steuerberater weiterleiten. Dieser kann die Daten sodann importieren und damit weiterarbeiten. Falls Sie Abschlussarbeiten hingegen selbst durchführen, so können Sie Ihre Buchungsdaten über die DATEV-Schnittstelle 1:1 in eine Buchhaltungssoftware wie etwa Lexware Buchhaltung übertragen. Zudem haben Sie die Möglichkeit, alle erfassten Rechnungen, Gutschriften und Zahlungen vollautomatisch an lexoffice übertragen zu lassen. Außerdem bieten wir Ihnen einen Export von wichtigen Geschäftsdaten wie erbrachten Leistungen, angewandten und abgegebenen Medikamenten, Laboruntersuchungen, Rechnungen, Zahlungseingängen und Kassenbuchaufzeichnungen an. Dieses Modul erzeugt aus all diesen Daten ein übersichtlich strukturiertes und chronologisch geordnetes Microsoft-Excel-Dokument.

Bereit für die KassenSichV und DSFinV-K

Die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) ist ein gesetzlicher Standard für elektronische Kassensysteme, der eine sichere Aufzeichnung und Archivierung von geschäftlichen Vorgängen regelt. vetpraxis.de bietet Ihnen eine moderne Cloud-basierte Lösung, mit der Sie Ihre Barkasse rechtskonform betreiben – ganz ohne teure Anschaffung von Hardware. Wir stellen Ihnen eine sogenannte Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) bereit, die Aufzeichnungen von Geschäftsvorfällen vor nachträglicher Manipulation schützt. Auf allen Rechnungsbelegen wird eine elektronische Signatur angebracht. Außerdem bieten wir Ihnen eine Umsetzung der Digitalen Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV-K) an, über die ein sicherer Transfer von Finanztransaktionen zwischen Firmen und Finanzämtern erfolgen kann. Mit unserer besonders einfach zu bedienenden Gesamtlösung arbeiten Sie stets im Einklang mit der aktuellen Gesetzgebung und erfüllen sämtliche Anforderungen der KassenSichV und DSFinV-K. So halten wir Ihnen den Rücken vor regulatorischen Vorschriften frei und kümmern uns im Hintergrund für Sie um alle komplizierten technischen Details.

Online-Kontenabgleich – für eine besonders komfortable Verbuchung aller Zahlungen

Dank einer raffinierten Schnittstelle beherrscht vetpraxis.de die Kommunikation mit mehreren tausend Online-Banking-Plattformen (apoBank, Sparkassen, Volksbanken, Raiffeisenbanken, Deutsche Bank, Postbank, UniCredit u. v. m.). Elektronische Kontoauszüge lassen sich mit einem Klick in vetpraxis.de importieren. Bei übereinstimmenden Buchungen schlagen wir Ihnen automatisch eine Zuordnung des Zahlungseingangs zu einer Ausgangsrechnung vor. Auch ausgehende Zahlungen lassen sich ganz einfach buchen; zum Beispiel kann Ihnen vetpraxis.de vorschlagen, dass eine Abbuchung der Aral AG auf dem Buchungskonto Fahrzeugkosten erfasst werden soll. Kann eine Kontobewegung nicht eindeutig zugeordnet werden, erstellen Sie rasch eine neue Buchung. So sparen Sie viel Zeit und haben jederzeit das gute Gefühl, dass alle Geldkonten mit der Buchhaltung übereinstimmen.

Unterstützung eigener Nummernkreise

Jede mit vetpraxis.de erstellte Rechnung und Quittung besitzt eine eindeutige Nummer. Mithilfe von Nummernkreisen können Sie Einfluss darauf nehmen, wie die Nummerierung erfolgen soll. Sie können eine beliebige Startnummer festlegen und ein Präfix bzw. Suffix definieren. Auch kann eine Datumsangabe in die Nummer aufgenommen werden.

Getrennte Praxis- und Apothekenumsätze? Kleinunternehmer? Ja, bitte!

Ab dem Erreichen einer bestimmten Umsatzgröße kann die getrennte Abrechnung von tierärztlichen Leistungen und Medikamenten erforderlich werden. Unsere Software bietet Ihnen die Möglichkeit, automatisch aus einer Behandlung jeweils eine separate Rechnung für Medikamenten- und Warenverkäufe sowie für Ihre tierärztlichen Leistungen zu erstellen. Falls Ihre Tierarztpraxis als Kleinunternehmer eingestuft ist, können Sie Gebrauch von der Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) machen und diese aktivieren. Dadurch wird auf Ihren Ausgangsrechnungen keine Umsatzsteuer ausgewiesen. Außerdem ist in den Buchhaltungseinstellungen auf Wunsch die Aktivierung eines verpflichtenden täglichen Kassenabschlusses möglich.